Dobra umowa zakupowa zaczyna się od dobrego zapytania ofertowego. Jeśli dostawcy dostaną niepełne informacje, odpowiedzą ofertami, których nie da się rzetelnie porównać, a Ty wybierzesz najtańszą, nie najlepszą.
Czego nie robić, wysyłając zapytanie
- Nie pisz tylko „ile kosztuje?”. Opisz przedmiot zamówienia: parametry, ilości, termin, miejsce dostawy, wymagania jakościowe. Bez tego ceny są nieporównywalne.
- Nie ukrywaj zasad wyboru. Podaj termin składania ofert i kryteria oceny (cena, termin, gwarancja, warunki płatności). Dostawcy lepiej dopasują propozycje.
- Nie ujawniaj ofert konkurencji. Informacja „inni dają taniej” bywa skuteczna w negocjacjach, ale pokazywanie cudzych cen i warunków może naruszać poufność i psuje relacje.
- Nie wysyłaj poufnych danych bez ochrony. Rysunki, wolumeny i plany produkcyjne udostępniaj po podpisaniu zgody na poufność.
- Nie sugeruj zamówienia. Zapytanie ofertowe co do zasady nie jest ofertą ani zobowiązaniem do zakupu. Warto to napisać wprost, żeby dostawca nie powoływał się później na „niemal zawartą umowę”.
Co zrobić zamiast tego
Przygotuj jedną standardową specyfikację dla wszystkich dostawców, osobno poproś o warunki handlowe (termin płatności, gwarancja, odpowiedzialność) i ustal, kto w Twojej firmie odpowiada za kontakt z oferentami.
Podsumowanie
Starannie przygotowane zapytanie skraca negocjacje i zmniejsza ryzyko niespodzianek po podpisaniu umowy.
Chcesz uporządkować umowy handlowe w swojej firmie? Poznaj dwudniowe szkolenie „Zawieranie umów handlowych w małych i średnich przedsiębiorstwach”. Treść wpisu ma charakter ogólny i nie stanowi porady prawnej.