Zapytanie ofertowe wygląda niewinnie: kilka zdań w mailu i prośba o cenę. Dla sprzedawcy to jednak początek procesu, w którym każda odpowiedź może mieć skutki prawne. Zapytanie zwykle nie wiąże kupującego, ale Twoja odpowiedź może związać Ciebie.
Czego nie robić, odpowiadając na zapytanie
- Nie wyceniaj bez dopytania. Jeśli nie wiesz, jaka jest ilość, termin, miejsce dostawy i oczekiwany standard, cena będzie zgadywaniem. Złe założenie w wycenie to Twoja strata.
- Nie ignoruj warunków kupującego. Zapytania często zawierają dopisek o terminie płatności, karach czy własnych ogólnych warunkach zakupu. Jeśli o nich nie wspomnisz, kupujący może uznać, że je zaakceptowałeś.
- Nie wysyłaj poufnych materiałów bez zgody na poufność. Rysunki, kalkulacje i opisy rozwiązań wysyłane „dla wyceny” bywają później wykorzystywane u konkurencji.
- Nie składaj nieprzemyślanych obietnic. Zdanie „zdążymy w tydzień” zapisane w mailu będzie cytowane, gdy dostawa się opóźni.
- Nie pomijaj weryfikacji pytającego. Sprawdź w KRS lub CEIDG, z kim rozmawiasz i czy osoba, która pisze, może zamawiać w imieniu firmy.
Co zrobić zamiast tego
Odpisz krótko, że przygotujesz ofertę po doprecyzowaniu zakresu, i wyślij listę pytań. Zaznacz, że wiążąca oferta zostanie przekazana osobno. Taka odpowiedź oszczędza czas obu stronom i porządkuje dokumentację od pierwszego maila.
Podsumowanie
Zapytanie ofertowe to nie formalność, tylko pierwszy etap budowania umowy. Dobrze poprowadzone, zmniejsza ryzyko sporów w całym procesie.
Chcesz uporządkować umowy handlowe w swojej firmie? Poznaj dwudniowe szkolenie „Zawieranie umów handlowych w małych i średnich przedsiębiorstwach”. Treść wpisu ma charakter ogólny i nie stanowi porady prawnej.